To-Do-Liste – ein Element nach dem anderen

Planung EVent

Kennst du das auch? Dein Verein veranstaltet am Wochenende einen Kürwettbewerb und nichts ist erledigt. Alle Aufgaben bleiben jetzt irgendwie an dir hängen und du weißt schon gar nicht mehr, wo dir der Kopf steht. Medaillen kaufen, Urkunden drucken, Teilnehmerliste, Zeitplan, Wertungsrichter, Unterkunft, Rechner, Buffet… wie sollst du das nur alles schaffen?

Der Berg Arbeit ruft…

Schon unser Sport bringt uns bei, große Aufgaben Stück für Stück abzuarbeiten. Schließlich schaffen wir eine 4-Minuten-Kür auch nur nach und nach und nicht auf einmal. Konzentriere dich auf das erste Element, dann folgt das nächste. Eins nach dem anderen. Wer beim ersten Sprung schon bei der letzten Pirouette ist, ist überfordert.

Weshalb eine To-Do-Liste Sinn macht

Genauso ist es auch mit großen Aufgaben wie zum Beispiel der Organisation eines Wettbewerbs oder Schaulaufens. Eine To-Do-Liste ist aus mehreren Gründen sinnvoll:

  • Es ist immer gut einzelne Aufgaben schriftlich vor sich zu sehen. Das große Ganze lässt sich dadurch besser visualisieren.
  • Wenn man die einzelnen Aufgaben Stück für Stück abarbeitet, gerät man nicht so schnell in Panik als wenn man einfach nur einen großen Berg Arbeit im Kopf vor sich sieht.
  • Wenn man eine große Aufgabe aufschlüsselt, kann man auch Teilaufgaben gut an andere Personen abgeben. Desto konkreter die Aufgaben beschrieben sind, desto einfacher wird es für die Personen, die die Aufgabe übernehmen.
  • To-Do-Listen geben Sicherheit falls mal etwas nicht so läuft wie geplant. Denn mit einer Liste hat man alles schon einmal durchdacht und wird nicht gleich ins Leere geschmissen.
  • Nicht zuletzt sind große Aufgaben oft auch Aufgaben, die alle paar Jahre wiederkommen. Im ersten Moment sind die Aufgaben bei einer Organisation vollkommen klar, aber sind sie das auch noch in zwei Jahren? Wenn du dann auf eine To-Do-Liste zurückgreifen kannst, erspart dir dies viel Zeit und Mühe, da du nur noch überprüfen muss, ob sich etwas geändert hat.

Gemeinsam organisieren

Als wir im Verein unseren ersten Wettbewerb organisiert haben, haben wir uns lange vorher regelmäßig in einer Arbeitsgruppe getroffen und derzeit eine To-Do-Liste erstellt, auf die ich noch heute regelmäßig zurückgreife. Auch wenn es damals ein größerer Aufwand war, hatte dies gleich mehrere Vorteile:

  • Durch die Arbeitsgruppe ist der Wettbewerb ein Projekt der ganzen Abteilung geworden und nicht nur der Abteilungsleitung. Jeder fühlte sich in die Entscheidungen mit einbezogen.
  • Aufgaben wurden von Anfang an verteilt und das ist bis heute noch so geblieben – auch wenn die Personen inzwischen nicht mehr dieselben sind.
  • Heute sparen wir uns durch diese Liste viel Planungszeit und können den Wettbewerb jetzt sehr schnell auf die Beine stellen.

Und ein ganz praktischer Tipp zum Schluss: Egal welche Aufgabe du verteilst, schreibe immer den Namen, der Person, die sie übernimmt dahinter. Neben der To-Do-Liste haben wir natürlich eine Helferliste. Auch hier schreiben wir genau die Aufgaben und den zuständigen Helfer auf. Denn eins habe ich gelernt: Jemand ist am Ende immer niemand. Oder im Zweifel ich. Also lasse dich nie mit der Aussage „Das macht dann schon jemand.“ abspeisen. Eine Name der zu der Aufgabe gehört, nimmt die Person in die Verantwortung dafür.

Eine To-Do-Liste macht also am meisten Sinn, wenn sie die Aufgaben zusätzlich konkret beschreibt und auch mit Namen versehen ist. Jede erledigte Aufgabe ist dann ein Erfolg und so macht das organisieren auch Spaß!

 

KategorieSportmanagement

Ich habe mit 11 Jahren erst recht spät mit dem Rollkunstlaufen begonnen, aber seitdem lässt mich der Sport nicht mehr los. Da ich Sportmanagement studiert habe, verbinde ich hier mein Studium mit meiner Lieblingsportart.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.